Achtung Mittelstand: Compliance ist Führungsaufgabe!

Laut des vom BKA im September 2022 veröffentlichten Bundeslagebilds zur Korruptionhttps://bit.ly/3NWEf1v hat bei Herstellern von Industrieprodukten, landwirtschaftlichen Betrieben und auch in der Gastronomie die Korruption seit der letzten Erhebung im Jahr 2020 zugenommen. Im Baugewerbe sogar sehr deutlich mit einer Steigerung um mehr als 50 %.

Die sich durch die Geberseite versprochenen Vorteile liegen - neben Wettbewerbsvorteilen - vor allem in der Erlangung von Aufträgen und behördlichen Genehmigungen. Im Gegensatz zum Vorjahr hatte der größte Anteil der Geber dabei eine Leitungs- bzw. Führungsfunktion inne.

Die Korruption als Wirtschaftsbetrug wird, wie das Kartellrecht, in Unternehmen und Organisationen üblicherweise dem Themenbereich der Compliance untergeordnet. In der Praxis dagegen wird Compliance oftmals noch um zusätzliche Inhalte, wie Unternehmenskultur, Ethik, Nachhaltigkeit, CSR, Diskriminierung, Daten- und Umweltschutz oder Arbeitsschutzbedingungen ergänzt.

Generell wird Compliance als Regelkonformität definiert, d.h. die Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen, Auflagen, behördliche Weisungen und (Industrie-)Standards sowie interner Regelungen, Richtlinien und Prozessabläufe durch Unternehmen, Organschaften und ihre Mitarbeiter.

Primäre Zielsetzung der Compliance-Aktivitäten eines jeden Unternehmens sollte der Schutz des Unternehmens, der Organe und der Mitarbeiter vor bestandsgefährdenden Rechts- und Reputationsrisiken sein. Insbesondere mittelständische Unternehmen haben die für sie beim Thema Compliance gebotene Wichtigkeit jedoch oftmals noch nicht erkannt. Die Beschäftigung wird in Teilen sogar noch als lästiges Übel denn als zwingende Notwendigkeit betrachtet.

Dabei liegt die Verantwortlichkeit für die Schaffung geeigneter Compliance-Strukturen einzig und allein bei der obersten Leitungsebene. Diese hat sogar die Pflicht zur Errichtung von geeigneten Präventionsstrukturen zur Vermeidung von Regel- bzw. Gesetzesverstößen sowie zur Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher Vorgaben (Legalitätspflicht). Hierfür eignet sich der Aufbau eines strukturierten Compliance Management Systems (ISO 37301).

Im Falle eines Rechtsverstoßes durch Non-Compliance, kann der systematische Nachweis eines gelebten Compliance Management Systems dann sogar zur Enthaftung von Managern führen. Damit wird sichergestellt, dass kein organisatorisches bzw. Managementversagen vorliegt.

Neben der Verringerung des unternehmerischen Risikos leisten funktionierende Compliance-Strukturen aber auch einen Wertbeitrag im Hinblick auf die Kultur und Nachhaltigkeit im Unternehmen. Sie werden vor allem im Mittelstand als sinnstiftend, kostenmindernd und kulturfördernd angesehen. Bei der Etablierung eines Compliance Management Systems werden üblicherweise bestehende Strukturen, Prozessabläufe und Geschäftsmodelle auf den Prüfstand gestellt. Hierbei sind auch Effizienzsteigerungen sowie Synergien durch die Synchronisation mit den Themen Qualität und Informationssicherheit innerhalb integrierter Managementsysteme möglich.

Des Weiteren kann das Thema Compliance aber auch aktiv als Wettbewerbsvorteil genutzt werden. M&A-Aktivitäten bzw. Übernahmen werden durch bestehende Compliance-Strukturen positiv beeinflusst, Kreditgeber, wie Banken und Investoren, werten ein funktionierendes Compliance Management System als Zeichen solider Unternehmensführung.

Compliance-Strukturen sind neben Konzernen und mittelständischen Unternehmen in der Privatwirtschaft dabei gleichermaßen auf alle Organisationsformen anwendbar, z.B. auch auf Behörden, Vereine und Verbände sowie NGOs.

Durch das ab dem 01. Januar 2023 gültige Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) werden alle Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland, die mindestens 3.000 Arbeitnehmer in Deutschland beschäftigen, gesetzlich dazu verpflichtet u.a. Verletzungen von Menschenrechten, Arbeitsschutzbedingungen und Umweltverstöße in der eigenen Lieferkette zu erkennen, bzw. zu vermeiden und zu stoppen. Ab dem 01. Januar 2024 sinkt der Schwellenwert dann auf Unternehmen mit einer Anzahl von 1.000 Arbeitnehmer. Aber auch kleinere Unternehmen, als Teil der Lieferkette größerer Unternehmen, werden die Auswirkungen des neuen Gesetzes unmittelbar spüren, da sie ihre eigenen Lieferketten ebenso auf die genannten Aspekte überprüfen müssen. In allen Fällen kann ein Compliance Management System für Orientierung und Nachweis dienen.

Fazit:  Compliance ist wesentliche Führungsaufgabe, „quick-and-dirty“-Lösungen zur Erledigung der Pflichten sind unbedingt zu vermeiden, eine strukturierte Herangehensweise beim Aufbau eines Compliance Management Systems ist zu empfehlen, insbesondere der Mittelstand wird sich zukünftig vermehrt mit der Thematik beschäftigen müssen. Aus unserer Sicht werden Compliance-Themen zunehmend an Bedeutung gewinnen.

Radermacher & Partner bringt seine Erfahrung in der Begleitung beim Aufbau eines Compliance Management Systems durch erfahrene Berater mit technischem Know-how ein. Seit diesem Jahr haben wir in der Radermacher-Gruppe auch die Funktion des Chief Compliance Officers (CCO) besetzt.

Foto (v.r.n.l.): Anja Lösch und Dr. Ralf Kunz, CCO der Radermacher-Gruppe